EINSICHT

E-Mails sind so sicher wie eine Postkarte.

Würden Sie sensible und vertrauliche Informationen auf einer Postkarte versenden? Wäre das sicher und konform, oder ein hohes Risiko und eine grobe Fahrlässigkeit? Menschen tun dies täglich mit E-Mails, die nicht einmal Umschläge wie normale E-Mails haben, d.h. E-Mails werden im Plain unverschlüsselten Text über unverschlüsselte Drittanbieter-Server (Public Internet) übertragen.

Als unverschlüsselter Text gesendet - es ist keine "Leseberechtigung" für E-Mail-Relais erforderlich.

Versandt über nicht vertrauenswürdige Dritte - Kopien können angefertigt werden.

Normale E-Mails können nicht zurückgeschickt werden, und Sie sind Backups auf den Computern der Empfänger ausgesetzt.

Regelmäßige E-Mails sind auch dem Data Mining in Web-Browsern, Erweiterungen und Outlook-Add-Ins ausgesetzt.

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SM-Signet

Regelmäßige E-Mails verstoßen oft gegen bestehende Vorschriften.

Zusätzlich zu den inhärenten Cybersicherheits- und Geschäftssicherheitsrisiken verstößt die Nutzung von Regular Email oft gegen eine Reihe von Datenschutzbestimmungen.

Aus diesem Grund sollten Unternehmen und Organisationen sowohl E-Mail als auch Vorschriften verstehen, um Strafen, Reputationsrisiken und rechtliche Schritte gegen ihre leitenden Angestellten zu vermeiden.

KAPITEL II, Artikel 5

Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten

(1) Personenbezogene Daten müssen
a) auf rechtmäßige Weise, nach Treu und Glauben und in einer für die betroffene Person nachvollziehbaren Weise verarbeitet werden („Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz“);
b) für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben werden und dürfen nicht in einer mit diesen Zwecken nicht zu vereinbarenden Weise weiterverarbeitet werden; eine Weiterverarbeitung für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, für wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gilt gemäß Artikel 89 Absatz 1 nicht als unvereinbar mit den ursprünglichen Zwecken („Zweckbindung“);
c) dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt sein („Datenminimierung“);
d) sachlich richtig und erforderlichenfalls auf dem neuesten Stand sein; es sind alle angemessenen Maßnahmen zu treffen, damit personenbezogene Daten, die im Hinblick auf die Zwecke ihrer Verarbeitung unrichtig sind, unverzüglich gelöscht oder berichtigt werden („Richtigkeit“);
e) in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung der betroffenen Personen nur so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist; personenbezogene Daten dürfen länger gespeichert werden, soweit die personenbezogenen Daten vorbehaltlich der Durchführung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen, die von dieser Verordnung zum Schutz der Rechte und Freiheiten der betroffenen Person gefordert werden, ausschließlich für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke oder für wissenschaftliche und historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gemäß Artikel 89 Absatz 1 verarbeitet werden („Speicherbegrenzung“);
f) in einer Weise verarbeitet werden, die eine angemessene Sicherheit der personenbezogenen Daten gewährleistet, einschließlich Schutz vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung und vor unbeabsichtigtem Verlust, unbeabsichtigter Zerstörung oder unbeabsichtigter Schädigung durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen („Integrität und Vertraulichkeit“);

(2) Der Verantwortliche ist für die Einhaltung des Absatzes 1 verantwortlich und muss dessen Einhaltung nachweisen können („Rechenschaftspflicht“).

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